Zašto je bitno “robotizirati procese” i razmišljati unaprijed?
Robotic Process Automation (RPA) je tehnologija automatizacije poslovnih procesa koja obavlja zadatke koji se ponavljaju. Sigurno ne želite da vaši zaposlenici rade poslove koji se mogu automatizirati?!
RPA industrija vrijedi gotovo 2 milijarde dolara i brzo raste. Ovo će područje poslovanja postati još važnije tijekom korona krize, ali i nakon nje. Dugo nakon što kroza prođe. Važnop je uvidjeti koji točno procesi funkcioniraju, a koji ne. Koji procesi su produktivni i donose dodanu vrijednost, a koji se “šlepaju” i stvaraju opterećenje za organizaciju.
Automatizacija poslovnih procesa nije ništa drugo nego ispravno sagledavanje poslovnih procesa, snimanje (iscrtavanje) procesa i stavljanje tih istih procesa u “robotske ruke” koji će umjesto zaposlenika raditi sve “back office” procese kako bi se zaposlenik orijentirao na kupca/klijenta/dobavljača.
Poslovni izazovi tijekom i nakon korona krize – na poduzećima je da odluče!
Na što treba obratiti pozornost prilikom robotske automatizacije?
- Smanjite ručnu obradu dokumenata i dolaznih poruka e-pošte
- Poboljšajte točnost obrade dokumenata
- Smanjite vrijeme za prijenos podataka i usporedbu u različitim strukturama poduzeća
- Automatizirajte slične zadatke i izbjegnite ponavljanja
IT kompanije smanjuju zaposlenikovo vrijeme provedeno na obradi dokumenata za 51%
Roboti prepoznaju do 70% polja dokumenata i automatski unose podatke na korporativnu platformu. Na neki intranet ili slično. Prije popunjavanja obrazaca, roboti donose više formata podataka na intranet, a zatim ga kategoriziraju. Zaposlenici trebaju samo provjeriti i ispraviti izvučene podatke. Koliko vremena vaši zaposlenici troše na taj proces? Jeste li kad probali izračunati taj segment?
Zašto je robot za procese toliko važan?
Robot automatski obrađuje 30-50% e-poruka
Softverski robot koji obrađuje dolazne poruke e-pošte i izvršava ponavljajuće, dugotrajne operacije i odgovara na poruke istog tipa. Zaposlenici su oslobođeni rukovanja svakodnevnim e-mailovima da bi se usredotočili na produktivnije aktivnosti, potrebe klijenta i pružanje bolje usluge kupcima. Jeste li se zapitali tko vam šalje na e-mail račun za izvršenu telekom uslugu? Ili tko obrađuje vaš prigovor?
Na primjer, robot obrađuje sedam kategorija e-pošte, a svaka sadrži 1100 dokumenata. Testiran je jedan model u jednog većoj banci u zapadnoj Europi na 150 dokumenata za svaku kategoriju, a prema rezultatima, točnost obrade postiže se i do 93,5%.
Pomoću robota koji izvodi ponavljajuće operacije, zaposlenici pozivnog centra uspjeli su se orjentirati na vrijeme za potrebe klijenata. Brža usluga povećava lojalnost kupaca.
Brže i kvalitetnije upravljanje kupcima
Kupci mogu svakodnevno slati zahtjeve iste vrste, a zaposlenici u servisnim (call centri) centrima ručno rješavaju te e-poruke. Odgovaranje spremnim odgovorima, kreiranje zahtejva u internim sustavima, slanje mailova kolegama, troši vrijeme i smanjuje radni učinak i zadovoljstvo. Botovi elektroničke pošte pomažu:
- u bržem rješavanju zahtjeva istih vrsta kupaca, poboljšavajući njihovo zadovoljstvo
- oslobađaju zaposlenike od rutinskih, ručnih zadataka, i povećavaju njihovu produktivnost
Primjeri iz različitih industrija
Primjer br. 1 – Automatizacija bankovnih transfera
- Ključni izazov:
Banka prima zahtjev putem e-pošte za prijenos gotovine s računa jednog klijenta na račun drugog klijenta (radi otplate zajma). Prijenos je izvršen nakon provjere valjanosti (postoji li dovoljno srestava na računu, provjera identiteta klijenta itd.). Glavni cilj bilo je smanjenje ručnih aktivnosti, vremena obrade i konsolidacije podataka.
- Rezultat:
- Smanjivanje vremena izvršenja operacije podmirenja rate kredita: s jednog dana na 10 minuta.
- 90% automatizacija i unapređenje poslovnih procesa.
Govorimo o jednom procesu. Pa sad zamislite koliko treba vašoj banci da „proknjiži“ uplatu. Automatizirajte nepotrebne korake kroz robotizaciju poslovnih procesa.
Primjer br. 2 – Banka automatizira obradu dokumenata
- Ključni izazov:
Zadatak je priprema financijskog izvješćivanja, zaposlenici banke obrađuju 500 vrsta datoteka. Podaci u datotekama su istovrsni kada se učitavaju u korporativni, interni sustav, ali se drugačije zovu.
Cilj projekta bio je smanjiti ručnu obradu dokumenata radi standardizacije podataka. U početku su samo nekolicina stručnjaka u računovodstvu i kontrolingu znalo koje podatke i gdje iz dohvatiti u sustavu.
- Rezultat:
Proces se automatizirao za 90%. Nadalje, 98% podataka automatski se izvlači s 96% točnosti. Brojke i postoci rastu kako se roboti neprestano obučavaju na “povijesnim podacima”.
Primjer br. 3 – Upravljanje mobilnim klijentima
- Ključni izazov:
Mobilna aplikacija koja se bavi upravljanjem kupaca tako da poboljša učinkovitost zaposlenika i omogući im svakodnevno obavljanje poslova kada su izvan ureda.
- Rezultat:
Kupac može obavljati mobilna plaćanja i biti ažuriran na tarife i usluge.
Karta je integrirana u mobilni klijent. Korisnik može filtrirati objekte po udaljenosti i pronaći najbliže bankomate ili bankarske urede. Odabirom objekta korisnik može pregledati informacije, uključujući adresu, radno vrijeme i popis usluga, kao i napraviti rutu od trenutne lokacije do odabranog objekta.
Povećajte produktivnost i smanjite nepotreban „hod“ u procesima.ž
Više o toj industriji, koju upravo gledam kao zanimljivu nišu za ulaganje. Jer ništa više neće biti kao prije. Sve se mijenja, pa mijenjajte se i vi.
Unaprijedite svoje procese i smanjite ovisnost o ljudskoj grešci ili nemaru. Zaštitite se. U vremenima korona krize uzrokovane virusom COvid-19 vidjeli smo ranjivost malih i srednjih poduzeća.
Pripremite svoje poslovanje za automatizaciju poslovnih procesa. Neku drugu dimenziju. Onu bolju. Bržu. Kvalitetniju. Sigurniju.
Ukratko o grupi vrhusnkih stručnjaka i entuzijasta na http://neyho.com/index.php